Aeg-ajalt satun Lean inimeste jutule, et parendustegevuste alus on 5S ning sellest peaks alustama. Selles võib olla omajagu tõde sees, kuid paljudel juhtudel on tegemist mitte-optimaalse lahendusega ning teistel sama-paljudel juhtudel ei tee see midagi paremaks. Miks nii?
Metoodika-keskne vs vajaduse-keskne mõtlemine
Alustada 5S’st, SMED’ist või muust tehnikast-metoodikast on minu jaoks samaväärne soovitus kui alustada majaehitamist haamrist või saest. Metoodika kasutamine ei peaks olema eesmärk vaid probleemi lahenduse käigus loomulikult tekkinud võimalus-vajadus.
Millest siis peaks alustama? Alustada võiks näiteks sellest, et katsuda paberile panna, milles on probleem. Lähtuma ei peaks siinjuures metoodika müügilubadusest – kiirem, kvaliteetsem, ohutum vmt – vaid reaalsest probleemist.
Kui ruumi napib, siis tuleb probleemina „ruumipuudus“ ka must-valgelt kirja panna. Kui probleemiks „aeg“, siis tuleb see ka selliselt sõnastada. Remargi korras „Kiirus“ (pigem selle puudumine) võib manifesteeruda mitmel moel. Täiesti erinevad probleemid on näiteks:
- tellimused hilinevad,
- meie tarneaeg on liiga pikk,
- meie tarneaeg on liiga pikk tootel A või liinil Y jne.
Probleemi ähmane sõnastus või sõnastamata jätmine on tihtipeale esimene komistuskivi, mis muudab edaspidised pingutusedüsnagi frustreerivaks.
Probleemi konkreetne defineerimine annab sulle päris mitu eelist:
- Jääd kursile. Parendustegevustega kipub olema nagu Hiina vanasõnaga – lugu kasvab rääkides. Mida pikemalt sa parendustegevuses sees oled, seda enam tuleb lisatingimusi ja uusi probleeme juurde. Fookuse kaotamine on algajatel 100% garanteeritud, ka kogenud tegijad koperdavad selle otsa. Paberile pandud probleemisõnastus töötab majakana.
- Kuidas probleemi mõõta? Kui ei mõõda, ei saa ka paremaks teha. Kus juhtus, millal juhtus, milline oli mõju? Mõõdiku puudumisel hakkavad domineerima arvamused ja eelarvamused. Jama on selles, et need on alati olemas olnud, nendest lähtudes on juba korduvalt proovitud seda probleemi lahendada … ja siin sa oled selle sama probleemiga silmitsi.
- Mida seada parendustegevuste eesmärgiks? Seada eesmärgiks „5S juurutatud“ on tobe. Keegi ei hakanud ettevõtjaks, et 5S’i teha. Samuti tekib küsimus, millal siis ikkagi on 5S juurutatud ja millal ta seda ei ole. Konkreetne probleemisõnastus on sulle andnud mõõdiku – nüüd saad mängida sellega ja vaadata, kui suurt paranemist on vaja olulise efekti saamiseks. Kas piisab 10%’st? Või on vaja 150%? See on oluline teadmine, sest aitab konkreetsest projektist „välja tulla“. Igat asja võib lõputult paremaks lihvida. Reaalsus on see, et vahest on „piisavalt hea“ juba väga kõva sõna, sest mujal ootab järgmine tulekahju. Kui tulekahjusid on palju, siis ei tohiks kellelgi olla kobisemist, kui proovid suure jama plaastrite kleepimisega kontrolli alla saada, et siis edasi vaadata.
Probleemi sõnastamine, mõõtmine ja eesmärgistamine on kriitilised tegevused tagamaks, et su parendustegevuste pingutused annavad parimat tasuvust. Tegevused on õige suurusega, selge sihiga, selge ärilise põhjendusega.
5S auditi tulemused mõõdikuna?
On olemas ka 5S auditid ning nende tulemused. Äkki ikka saaks seda kasutada, need on ju numbrid?
Esiteks: need numbrid ei ole nagu „päris“ numbrid. Poes nende protsentide ja punktidega maksta ei saa. Nende seos päriselu tulemustega võiks olla siiski selgelt näidatud kasutades sobivaid statistilisi meetodeid.
Teiseks. Juhul, kui on demonstreeritud väga selge seos 5S auditi tulemuste ning oodatava tsükliaja, hilinemiste või kvaliteediprobleemidega – loomulikult. Siis oleks nende kasutamine suisa kohustuslik. Mina aga kuskil sellist demonstreeritud seost näinud ei ole. Need on kindlasti kuskil olemas, kuid enamustes organisatsioonides pole väga suurt vahet kas skoor on 87/100’st või 93/100’st.
Skoori viivad tihtipeale alla valesse kohta pandud prügikast, tulekustutile riputatud jope vm veider asi, millel asjade suures plaanis ei pruugi mingit mõju olla.
5S auditid on kasulik vahend, kuid ma ei tähtsustaks auditi tulemusi üle ning „allutaks“ mõõdikute puus ikkagi kliendi ja äriga seotud mõõdikutele.
Keeruline. Usun 5S’i – küllap hea asi, tuleks ikka ära teha?
Kui sul paremat ideed ei ole, siis tee – kes sind keelata saab.
Jama ja pettumus tuleb lihtsalt siis, kui 5S või muu metoodika päeva lõpus ühtegi olulist probleemi pole lahendanud. Väiksem pettumus ja jama on sellega, et oled probleemi lahendamiseks oluliselt rohkem auru kulutanud ja/või mõne teise olulise probleemi lahendamist oluliselt edasi lükanud. See on varjatud kulu. Teisisõnu raiskamine. Kindlasti mitte muda raiskamine (protsessid). Pigem muri (juhtide irratsionaalsus).